La 25ème heure

Sous-titre : Les secrets de productivité de 300 startupers qui cartonnent

Auteurs : Guillaume Declair, Bao Dinh, Jérôme Dumont

Edition revue et augmentée en 2018

La 25ème heure – Le pitch 

« Si vous avez laissé passer une semaine entière sans avoir changé quelque chose à votre façon de travailler, c’est sans doute que vous ne vous remettez pas assez en question. » Le ton est donné : La 25ème heure a pour objectif de challenger nos méthodes de travail afin de nous permettre de passer moins de temps au bureau. Eh oui, l’étiquette « premier arrivé, dernier parti » est rarement synonyme de performance professionnelle, juste le signe d’un renoncement : renoncer à s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue ; renoncer à investiguer les formidables capacités du numérique. Alors réveillez le geek qui est en vous ou plutôt profitez des conseils des 300 startupers qui, dans La 25ème heure, ont accepté de répondre à la question « Quel est le truc qui te fait gagner le plus de temps au quotidien ? ». Grâce à leurs suggestions, vous allez enfin reprendre la maîtrise de votre emploi du temps. Essentiel quand on ne veut pas passer à côté de sa vie.

La 25ème heure – Pourquoi il faut avoir lu ce livre ?

Alors que les deux précédentes révolutions industrielles avaient pour corollaire une augmentation continue de la productivité, le big bang numérique a mis un coup d’arrêt à cette progression. En jeu, des méthodes de travail inadaptées et une pression collective qui, du moins en France, valorise les journées à rallonge. Seulement voilà, « personne ne s’est jamais dit sur son lit de mort : j’aurais aimé passer un peu plus de temps au bureau. », nous rappellent malicieusement les auteurs de La 25ème heure, trois millennials qui, comme bon nombre d’entre nous, ont fait le choix en début de carrière de mettre leur vie personnelle entre parenthèses… avant de prendre conscience qu’ils faisaient totalement fausse route. De ce constat est né l’ouvrage dont vous lisez le résumé. Mise en commun des « best practices » en matière d’efficacité professionnelle, La 25ème heure est une photographie à date (2018) de tous les outils à notre disposition pour gagner en productivité. A vous de définir les domaines dans lesquels vous souhaitez vous améliorer et de foncer. Les progrès ne seront peut-être pas immédiats mais tenez bon. Les micro adaptations que vous allez réaliser vous permettront à terme de dégager du temps pour ce qui compte vraiment pour vous. Une 25ème heure se profile dans votre agenda : à vous de définir ce que vous voulez en faire.

La 25ème HEURE – Le résumé

« Dans La 25ème heure, on a plutôt décidé de faire court, intense et actionnable. », nous déclarent en préambule les auteurs, Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont. S’en suit une mise en équation de la notion de travail accompli (Travail accompli = Temps passé * Intensité de concentration * Rapidité d’exécution) qui introduit les trois chapitres du livre : s’organiser, se concentrer, accélérer. 

a. S’organiser ou comment allouer assez de temps à chaque tâche

Dans ce premier chapitre, vous allez essentiellement apprendre à réorganiser votre agenda. Objectifs :

• vous désengager des activités non essentielles ou rébarbatives 
• et libérer ainsi du temps pour accomplir les tâches à fort enjeu.  

a1.Se désengager des activités non essentielles ou rébarbatives

Nous qualifierons d’activités non essentielles celles qui ne contribuent pas à l’atteinte de vos objectifs. Eh oui, sans définition d’un cap clair, comment parvenir à se focaliser sur ce qui compte vraiment ? 

Par exemple, n’avez-vous pas le sentiment de perdre votre temps dans de nombreuses réunions ? Pour détecter les meetings non essentiels, posez-vous la question suivante : si je suis absent ce jour-là, serai-je réellement pénalisé ? La fréquence des oui risque d’être famélique. Alors pas d’hésitation : faites sauter les réunions inutiles mais en y mettant les formes. Privilégiez un contact direct avec l’organisateur, soit pour décliner poliment l’invitation au motif que votre apport sur la thématique en question est limité, soit pour lui faire part de vos idées tout en entérinant le fait que vous serez absent le jour J.

Travailler mieux implique également de s’épargner les tâches ennuyeuses ou répétitives. Demandez-vous si vous pouvez les déléguer ou les automatiser. Deux solutions qui vous feront peut-être perdre du temps au début mais en gagner sur le moyen terme. La délégation nécessite en effet de former la personne à qui vous confiez certaines tâches. Attention : il vous faut déléguer les résultats, pas la méthode pour y parvenir, car votre partenaire a besoin de prendre des initiatives au risque de se désintéresser très vite du travail assigné. Quant à l’automatisation, elle vous oblige à maîtriser des solutions technologiques dont l’apprentissage peut se révéler chronophage. Mais les gains obtenus devraient rapidement vous conforter dans l’option arrêtée.

a2. Se focaliser sur les tâches à fort enjeu

Pas d’optimisation du temps sans une to do list organisée au regard de quelques principes éprouvés comme :

• la règle des 2 minutes : toute tâche estimée à moins de 2 minutes doit être réalisée sur le champ 

• la règle de la tâche la plus importante : commencez chaque matin par la tâche ayant, au jour J, le plus fort impact sur votre trajectoire professionnelle. 

• la priorité aux tâches passives. On entend par tâches passives celles que vous pouvez déléguer (voir paragraphe précédent) ou qui nécessitent un délai de démarrage incompressible comme une demande d’autorisation ou le téléchargement d’un fichier particulièrement lourd. Quand vous vous plongez dans un dossier, commencez par identifier et par activer les tâches passives, ce qui vous permet de mener en parallèle les interventions sur lesquelles se situe votre véritable valeur ajoutée. Prenons un exemple : vous hésitez entre lancer un processus de recrutement dans votre équipe ou livrer le rapport que vous a commandé votre n+1 ? Commencez par briefer la RH sur le profil de votre futur collaborateur. En attendant de recevoir les premiers CV, vous pourrez achever l’écriture du rapport. 

• La technique de l’échelle : face à un projet particulièrement complexe, optez pour un découpage en sous-tâches plus faciles à enchainer. Un bon moyen de satisfaire votre cerveau qui préfère « une action avec une gratification immédiate plutôt qu’une action qui s’inscrit dans la durée » (loi de Laborit).

• La technique de la deadline irréaliste : fixez-vous une échéance plus rapprochée que le temps normalement estimé pour réaliser la tâche en question. Vous serez surpris de vos performances. Au pied du mur, on va à l’essentiel, selon la règle des 80/20 (loi de Pareto) : vous pouvez atteindre 80% de vos résultats en ne mobilisant que 20% de vos capacités. Plutôt encourageant. 

• La technique de la 1ere seconde. Lancez-vous. Selon l’adage « l’appétit vient en mangeant », c’est en passant à l’action que vous stimulerez votre motivation. Et non l’inverse. 

La technique de la « power hour ». Comment rendre une tâche plus attrayante ? A chacun ses astuces : vous pouvez être tenté de la mener en groupe ou au contraire chercher à vous isoler, un casque sur la tête en écoutant votre playlist préférée.

b.Se concentrer ou comment dédier le plus d’attention possible à chaque tâche 

Au début du 20^ème siècle, Bluma Zeigarnik, psychologue russe, lance une expérimentation auprès d’un groupe d’enfants auquel elle propose une série de 20 activités : puzzles, pâte à modeler… Le soir, lorsqu’elle les interroge sur leurs occupations de la journée, elle constate que les enfants sont davantage enclins à lui citer les activités qu’ils n’ont pas encore terminées. Elle en déduit « qu’une tâche non achevée prend beaucoup plus de place dans le cerveau qu’une tâche achevée. »

Transposé dans le monde professionnel, « l’effet Zeigarnik » nous invite à désencombrer régulièrement notre mémoire. Pour y parvenir :

• abusez des to do lists. Réalisées sur une feuille de papier ou dans un outil virtuel, elles constituent le meilleur moyen d’accomplir vos objectifs. En effet, « une étude a été menée sur deux groupes similaires, en demandant aux premiers de penser à leurs objectifs, et aux seconds de les écrire. Résultat : les personnes du second groupe ont atteint en moyenne 40 % d’objectifs de plus que celles du premier groupe ».

• terminez toute tâche commencée. Ce qui implique au préalable de libérer une plage horaire compatible avec la complexité du problème auquel vous vous attaquez. La plupart des startupers interrogés dans La 25ème heure affirment se bloquer des créneaux de 1 à 2 heures mais vous pouvez aussi appliquer la « méthode pomodoro » développée par un chercheur italien. Elle consiste à vous octroyer une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes, cette dernière durée étant considérée comme le temps maximal de concentration du cerveau.

• limitez toute pollution visuelle ou auditive :

• en rangeant régulièrement vos espaces de travail, physiques (bureau) et virtuels (archiver régulièrement ses mails)

• en limitant les intrusions, physiques (s’isoler des autres au moyen d’un casque ou pratiquer le home office) et virtuelles (supprimer les notifications)

• en privilégiant les communications dites asynchrones pour lesquelles les interlocuteurs n’ont pas l’obligation de se répondre immédiatement. Prenons l’exemple des emails. Un excellent moyen de résister à la tentation de les lire dès leur arrivée et d’y répondre sur le champ est de leur affecter des plages fixes de consultation. Trois fois par jour est amplement suffisant : en milieu de matinée, au retour du déjeuner et avant de partir le soir. Et puis évitez d’ouvrir votre messagerie professionnelle en dehors des heures de bureau. Disposer de vraies moments de repos est indispensable à votre équilibre.

c. Accélérer ou comment exécuter chaque tâche le plus rapidement possible

c1. On ne peut améliorer que ce que l’on mesure

Booster votre vitesse d’exécution implique d’identifier tout d’abord où se situent vos principaux gisements de productivité. Manuellement ou via un outil de type « Rescue Time », commencez par estimer le temps consacré à vos différentes activités professionnelles : participation à des réunions, réalisation de tableaux de bord, gestion de la messagerie…

Cette analyse une fois établie, faites votre marché parmi les nombreuses solutions proposées dans La 25ème heure, en fonction de vos objectifs et de vos moyens. Investir oui mais pas à n’importe quel prix. 

Voici deux conseils pour vous mettre sur la voie :

• toute action que vous êtes amené à répéter doit être si possible automatisée. Inutile par exemple de crouler sous les formulaires à remplir ou les emails à traiter. Des outils comme Dashlane ou Mixmax feront parfaitement le job à votre place. 

• time is money. Il est parfois plus intéressant de recourir à une solution payante que d’effectuer soi-même une tâche. Pour vous déterminer, calculez votre taux horaire et comparez-le au prix d’achat de l’outil envisagé. Comment calculer votre taux horaire ? Multipliez votre salaire net par 2,5, afin d’intégrer les charges et frais annexes, puis divisez le montant obtenu par le nombre d’heures effectuées dans le mois. 

c2. Tout peut s’accélérer ou presque

Vous trouverez en fin d’ouvrage l’ensemble des outils suggérés par les startupers interrogés dans La 25ème heure. Ils sont classés par objectif poursuivi, ce qui est un excellent moyen de visualiser vos principales réserves de productivité. 

Par exemple, si vous souhaitez gagner en concentration, vous pouvez activer des outils destinés à :

• vous empécher de vous connecter sur vos sites favoris pendant un temps défini (Stayfocusd, Freedom ou SelfControl)

• masquer vos emails entrants pour mieux vous concentrer sur l’écriture de vos emails sortants (Inbox when Ready pour Gmail)

• vous désabonner en quelques clics de toutes newsletters que vous n’ouvrez jamais (Unroll.Me)

• sauvegarder les articles que vous vous proposez de lire plus tard (Pocket) 

La suite figure sur www.25hbook.com/outils. A consulter sans modération pour parvenir à travailler une heure de moins chaque jour. Et peut-être moins encore…

Pour conclure

Vous êtes sur la bonne voie. Convaincu que vous passez trop de temps au travail, vous avez décidé de mobiliser les conseils et les outils présentés dans La 25ème heure pour reprendre la maitrise progressive de votre agenda. D’ailleurs celui-ci a déjà évolué : les dossiers du moment s’étalent désormais sur des plages horaires adaptées, les réunions sont courtes et peu nombreuses, les emails reçoivent un traitement à heure fixe et vous avez instauré une vraie pause déjeuner pour vous ressourcer. Se pose alors une alternative : souhaitez-vous consacrer ce temps libéré à de nouveaux projets professionnels ou vous investir dans des activités non rémunérées qui, stimulant votre curiosité et votre créativité, pourraient cependant déboucher sur de futures opportunités de travail ? Eh oui, la réussite prend parfois des chemins inattendus. Quoi qu’il en soit, c’est vous qui arbitrez. L’époque où votre environnement professionnel vous imposait ses cadences est bel et bien révolue.