L’efficacité passe par une bonne organisation personnelle. Et si nous vous disions qu’il existe un outil qui vous permet de rassembler en un seul endroit vos notes, vos comptes-rendus, vos favoris web, les articles issus de votre veille sur internet, et bien d’autres choses encore, en les organisant et en les synchronisant à tout moment sur votre ordinateur, votre téléphone portable, ou votre tablette?
Cet outil, qui facilite grandement de nombreuses tâches, s’appelle Evernote. Découvrez dans cet article comment l’installer et l’utiliser.
Pourquoi utiliser Evernote ?
“Evernote est l’espace de travail numérique qui vous permet de collecter et d’organiser tout ce dont vous avez besoin pour être plus productif.”
Voilà la proposition de valeur de l’outil Evernote, qui paraît spécialement alléchante et qui tient ses promesses !
Evernote est une plateforme en ligne, qui se décline également en application sur ordinateur, smartphone et tablette, où il est possible de déposer et d’organiser des “notes”.
Ce que vous pouvez mettre dans ces notes ? Seule votre imagination pose des limites à cette question. Comptes-rendus de réunions, notes prises lors de conférences, prises de notes en rendez-vous, en réunion téléphonique, idées, Evernote est si simple d’utilisation, qu’il pourrait bien devenir votre outil unique pour stocker toutes vos notes au quotidien.
Et l’outil ne s’arrête pas à une simple plateforme de prise de notes, puisqu’il permet aussi :
- d’enregistrer des pages web pour aisément les retrouver,
- d’enregistrer des fichiers PDF trouvés sur le web,
- d’enregistrer des emails au même endroit que les autres notes que vous avez prises,
- de créer des rappels automatiques pour ne plus jamais oublier une tâche à effectuer…
Evernote vous permet de classer, trier et organiser vos différentes notes et contenus rassemblés. Tout l’intérêt de cet outil réside en fait dans sa capacité à vous permettre de retrouver en une fraction de seconde toutes les “notes” relative à un sujet donné, depuis n’importe quel appareil : ordinateur, téléphone ou tablette. En effet, vous affectez à chacune de vos “notes”, une ou plusieurs étiquettes, vous permettant ainsi de retrouver facilement toutes les notes qui concernent un sujet donné. Evernote vous permet également d’utiliser différents “carnets de note” afin, par exemple, d’organiser vos contenus selon vos projets ou missions.
Un outil qui devient rapidement indispensable à l’entrepreneur qui a tant de choses à gérer au quotidien… et qui souhaite dire adieu aux post-its volants et autres checklists que l’on perd trop aisément ! En centralisant ainsi dans un même endroit toutes vos “notes”, et grâce à son système d’étiquetage, Evernote vous permet de gagner un temps fou.
Comment installer Evernote ?
Pour découvrir Evernote, rien de plus simple : il suffit de commencer par s’inscrire gratuitement en ligne, via ce lien, puis de se laisser guider par la plateforme.
Si vous possédez un compte Google ou Gmail, il vous suffira de cliquer sur le bouton “S’inscrire gratuitement avec Google” ; vos différents comptes associés (Google Calendar, Google Suite…) seront ainsi d’ores et déjà reliés à votre Evernote personnel.
Après avoir choisi votre mot de passe et confirmé votre adresse mail via l’email qui vous a été envoyé, le site Evernote vous propose de télécharger gratuitement deux applications liées :
- L’application Evernote, que vous pouvez installer sur votre ordinateur, votre smartphone et votre tablette ;
- Le plugin “Web Clipper”, dont nous vous parlons un peu plus loin dans cet article.
N’hésitez pas à le faire dès maintenant, depuis l’App Store si vous êtes sur Mac ou iPhone, ou depuis le Store Google Play, si vous êtes sur Android, pour bénéficier d’Evernote sur tous vos appareils.
Comment se servir des fonctionnalités principales d’Evernote ?
Vous l’aurez compris : Evernote comporte de nombreuses fonctionnalités intéressantes pour un entrepreneur. Faisons un petit tour d’horizon de ce qu’il est possible de faire avec.
Écrire des notes librement, rapidement et simplement
Depuis la barre latérale, sur la plateforme en ligne comme sur l’application, vous trouverez un bouton “Plus” qui vous permet d’ajouter rapidement une note à votre carnet de notes.
En cliquant dessus, vous vous retrouvez ensuite sur une interface épurée, qui permet de vous concentrer sur la note à rédiger.
L’interface ressemble à un Google Doc ou à un Microsoft Word, avec toutes les fonctionnalités liées : mise en gras, surlignage, liste à puces ou numérotée, création d’un tableau, insertion d’un lien web… Vous pouvez également ajouter des cases à cocher à vos notes, pour créer vos checklists instantanément.
Autre fonctionnalité intéressante : vous pouvez également partager votre note via les réseaux sociaux, ou tout simplement via un lien ouvert, qui permet à vos clients, prestataires ou tout autre contact de consulter ce que vous y avez ajouté.
On vous avait prévenu : Evernote est bien un outil orienté productivité !
Rédiger des “notes de réunion”
Une seconde icône (fonctionnalité uniquement présente sur l’application en ligne), comprenant un “plus” et un pictogramme calendrier, vous propose également de créer une “note de réunion”.
Evernote vous simplifie la tâche, en vous proposant un modèle de note pré-formaté, où sont indiqués :
- la date, l’heure et le lieu de la réunion,
- les participants,
- une description de la réunion, ainsi que des notes,
- une checklist à remplir pour indiquer les “étapes suivantes”.
Voilà une fonctionnalité d’Evernote qui simplifiera la vie à bien des entrepreneurs qui, lorsque leur téléphone sonne, se saisissent bien souvent rapidement d’un stylo et d’un bout de papier, et laissent ensuite traîner celui-ci, au risque de le perdre.
Et l’intérêt ultime de cette fonctionnalité “note de réunion” ? Le fait de pouvoir les relier à un événement sur un Google Agenda, et d’ainsi ne plus jamais se demander où l’on a mis ces notes prises sur un coin de table.
Enregistrer des pages web ou des PDF avec le WebClipper
Vous avez toujours rêvé de rassembler en un seul endroit, simplement, des pages ou des documents web, Evernote l’a fait pour vous !
Commencez par télécharger gratuitement l’extension “Evernote Web Clipper”. Ce plugin existe pour tous les navigateurs les plus courants : Google Chrome, Firefox, Safari et Opera, et Orgaphenix l’a testé sur Google Chrome.
Une nouvelle icône apparaît alors dans la barre d’outils de votre navigateur : le fameux logo Evernote qui présente un éléphant.
Puis, sur la page web que vous souhaitez enregistrer, cliquez sur cette icône.
Plusieurs fonctionnalités vous sont proposées :
- enregistrer l’article,
- enregistrer la page sous forme “d’article simplifié” (sans les images, sans les liens…),
- enregistrer la page dans son intégralité (barre de navigation du site et pied de page compris),
- enregistrer en favori (uniquement l’URL de la page),
- enregistrer en capture d’écran.
A ce stade, avant de cliquer sur le bouton Enregistrer, pensez à systématiquement ajouter deux ou trois étiquettes à votre article afin d’être en mesure de le retrouver facilement par la suite.
Pratique pour faire votre veille quotidienne, et retrouver aisément les contenus qui vous ont inspiré ou vous aident à développer votre business.
Vous pouvez également enregistrer un fichier PDF disponible à une URL spécifique, comme vous le montre l’aperçu ci-dessous :
Enregistrer des emails sous forme de notes
Et ce ne sont pas là les seuls formats que vous pouvez stocker dans votre espace sur Evernote. Il est également possible d’enregistrer des emails dans votre plateforme, pour toujours les avoir à disposition ou les retravailler.
Pour ce faire, rien de plus simple : trouvez, dans les paramètres de votre compte Evernote, l’adresse mail que la plateforme a automatiquement créée pour vous. Elle se termine par @m.evernote.com. Il s’agit de l’adresse mail à laquelle il vous suffit alors de transférer les emails que vous souhaitez transformer en notes.
Et pour bien classifier ces emails-notes, voici la nomenclature qu’il vous suffit d’utiliser dans l’objet de l’email que vous transférez :
- Les premiers mots placé dans l’objet de l’email formeront le titre de votre email-note ;
- @ : l’arobase placée devant un mot permettra de classer cet email-note dans un carnet de notes spécifique (voir partie suivante de cet article) ;
- # : un dièse permettra d’attribuer à cet email-note une étiquette (voir partie suivante de cet article) ;
- ! : un point d’exclamation permettra d’attribuer un rappel à cet email-note (voir la partie correspondante de cet article).
Une fois le coup de main pris, vous verrez que vous ne pourrez plus vous passer de cette fonctionnalité essentielle. Notez que vous ne pourrez accéder à cette fonctionnalité qu’en souscrivant à l’abonnement payant “Evernote Plus”.
Classer ses notes pour être parfaitement organisé
Si vous commencez à prendre bien en main Evernote, vous verrez que vous aurez rapidement tout un panel de notes différentes créées. Pour l’utiliser comme un outil de productivité, il s’agit donc de maintenant apprendre à bien les classer.
D’une part, vous pouvez créer différents “Carnets de notes”, depuis une note elle-même. L’idée : classifier en différentes thématiques ou catégories vos différentes notes.
D’autre part, il vous est possible d’associer à chacune de vos notes des “tags” ou “étiquettes” : il s’agit de mots-clés de votre choix, qui permettent de taguer vos notes selon des thématiques plus précises.
En classifiant bien vos notes, vous pourrez ainsi retrouver aisément celle qui vous intéresse à un moment précis.
Les deux pictogrammes suivants indiquent, dans la barre latérale d’Evernote, respectivement les différents carnets de notes et les différentes étiquettes.
La fonction “recherche”, que vous pouvez trouver en cliquant sur le pictogramme loupe, vous permettra également de faire une recherche large, via des mots-clés de votre choix.
Pratique, n’est-ce pas ?
Se créer des rappels pour ne jamais plus oublier une tâche
La fonctionnalité “rappel” d’Evernote permet d’associer à une note donnée une date à laquelle l’application, via notification push (sur ordinateur comme sur mobile ou tablette), vous rappelle ce que vous devez faire.
En cliquant sur l’icône “Réveil” sur une note particulière, Evernote vous déroule un calendrier, où vous pouvez choisir la date de rappel souhaitée.
Au moment venu, il ne vous reste plus qu’à ouvrir la plateforme ou l’application, et accomplir la tâche que vous ne deviez absolument pas oublier. Et quelle satisfaction, une fois cette tâche accomplie, de cliquer sur “Terminé” !
Numériser des cartes de visite depuis l’application mobile
Enfin, dernière fonctionnalité, et pas des moindres : la possibilité d’enregistrer automatiquement, depuis l’application mobile Evernote, un contact via la carte de visite qu’il vous aura donnée. À noter que cette fonctionnalité n’est disponible qu’en version “Evernote Premium” payante.
L’application intègre en effet une partie “Appareil photo” où, si vous scannez la carte de visite, elle reconnaît les différents éléments à entrer dans la liste de contacts de votre smartphone : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email… Et si un compte LinkedIn existe à ce nom, l’application vous renseignera d’autres champs, comme l’entreprise ou la fonction du contact.
Anecdotique, cette fonctionnalité ? Pas tant que ça, si l’on imagine l’utilisation qui peut en être faite dans les salons professionnels ou les grands meetings, où les cartes de visite passent de main en main et se perdent facilement.
Evernote : version gratuite ou version payante ?
Si la plupart des fonctionnalités ici décrites sont disponibles dans la version gratuite d’Evernote, il existe également deux versions payantes. Quels sont leurs intérêts respectifs ?
La version “Evernote Plus”, vous permettra tout d’abord d’accéder hors-ligne à vos carnets de notes. Pratique lorsque l’on n’a pas accès à une connexion Wi-Fi ou à un réseau 4G performant. La fonctionnalité email-notes sera également débloquée, après l’essai gratuit, grâce à cette version.
La version “Evernote Premium”, vous permettra quant à elle, en plus de la version payante “Plus”, d’annoter des PDF, de numériser vos cartes de visite ou de parcourir l’historique de vos notes (celles que vous avez supprimées, ou la façon dont elles ont été modifiées au cours du temps).
Enfin, il existe deux différentes particulièrement importantes à prendre en compte :
- Avec la version gratuite, vous ne pouvez synchroniser que 2 appareils (ordinateur, tablette ou portable), tandis que les versions payantes vous permettent d’en synchroniser autant que vous le souhaitez.
- Les versions payantes permettent de rajouter un certain nombre de data en plus pour gérer vos notes (60Mo pour la version gratuite, 1Go pour la version “Plus”, 10Go pour la version “Premium).
Finalement, Evernote va vous permettre de ne plus jamais rien oublier. Alors commencez par le tester gratuitement. Vous allez vous apercevoir très vite que l’essayer, c’est l’adopter !
Que vous soyez en cours de création ou de développement de votre activité commerciale, Evernote s’avère être un outil très puissant à intégrer dans votre stratégie digitale !
